Wissen für Unternehmer · Ralf erklärt, Folge 12
Kassenpflicht ab 2028: Was Betriebe jetzt wissen müssen
Das Wichtigste in Kürze
- Heute gibt es keine Kassenpflicht. Elektronische Kassen brauchen aber eine TSE und müssen Belege ausgeben.
- Jede elektronische Kasse muss über Mein ELSTER gemeldet werden. Neukauf und Ausmusterung binnen eines Monats.
- Kassen-Nachschau unangekündigt. Bei Mängeln drohen Schätzung und Bußgeld bis 25.000 €.
- Entwurf: Kassenpflicht ab 100.000 € Umsatz, befreit unter 12.000 € Barumsatz, frühestens 2028.
- Jetzt Meldung prüfen, Belege ausgeben, Unterlagen bereithalten und Umsätze getrennt erfassen.
Was heute gilt
Eine Pflicht zur elektronischen Kasse gibt es noch nicht. Eine offene Ladenkasse, also eine Geldkassette mit Kassenbuch, ist erlaubt. Wer aber eine elektronische Kasse nutzt, muss sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung schützen, der TSE. Außerdem muss jeder Kunde einen Beleg bekommen, auf Papier oder elektronisch, zum Beispiel als QR-Code.
Die Kassenmeldung über Mein ELSTER
Jede elektronische Kasse muss dem Finanzamt gemeldet werden. Das geht über Mein ELSTER. Kassen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, mussten bis zum 31. Juli 2025 gemeldet sein. Für neue Kassen und für Kassen, die du ausmusterst, hast du einen Monat Zeit. Du meldest immer alle Kassen einer Betriebsstätte zusammen. Auch gemietete und geleaste Kassen zählen mit.
Die Kassen-Nachschau
Das Finanzamt kann jederzeit unangekündigt zur Kassen-Nachschau kommen. Der Prüfer darf vorher Testkäufe machen, einen Kassensturz verlangen und deine Kassendaten anfordern. Findet er Mängel, kann das Finanzamt die Umsätze schätzen. Wer eine Kasse ohne Sicherheitseinrichtung nutzt, riskiert ein Bußgeld bis 25.000 Euro.
Die offene Ladenkasse
Auch ohne elektronische Kasse gelten Regeln. Du brauchst jeden Tag einen Kassenbericht: Bestand zählen, Ausgaben und Entnahmen dazurechnen. Eine Excel-Tabelle reicht dafür nicht, weil sie sich nachträglich ändern lässt.
Die geplante Kassenpflicht
Die Bundesregierung hat im September 2026 einen Gesetzentwurf beschlossen. Bundestag und Bundesrat müssen noch zustimmen. Nach dem Entwurf brauchst du eine elektronische Kasse, wenn dein Umsatz über 100.000 Euro im Jahr liegt. Wer weniger als 12.000 Euro im Jahr bar oder mit Karte kassiert, bleibt befreit. Starten soll die Pflicht frühestens am 1. Januar 2028. Ausnahmen, zum Beispiel für Marktstände, will das Ministerium per Verordnung regeln. Ab 2028 soll außerdem ein elektronischer Beleg reichen. Wer Papier möchte, bekommt es weiter.
Was eine Kasse kostet
Das Bundesfinanzministerium rechnet mit etwa 400 Euro pro Kasse. Kassen auf dem Tablet gibt es oft ab 20 bis 30 Euro im Monat.
Zwei Beispiele
Eine Bäckerei mit 180.000 Euro Umsatz, fast alles bar an der Theke, braucht nach dem Entwurf eine elektronische Kasse. Ein Handwerksbetrieb mit gleichem Umsatz, der fast nur per Überweisung bezahlt wird, kassiert weniger als 12.000 Euro bar. Er wäre befreit.
Was du jetzt tun solltest
Prüfe in Mein ELSTER, ob alle deine Kassen gemeldet sind. Gib lückenlos Belege aus. Halte Unterlagen zu deiner Kasse bereit, zum Beispiel die Verfahrensdokumentation. Arbeitest du noch ohne Kasse, erfasse Gesamtumsatz und Barumsatz getrennt und plane einen Kassenwechsel bis 2028 ein. Dieses Video ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Gibt es eine Registrierkassenpflicht?+
Heute nicht. Nach einem Regierungsentwurf vom September 2026 soll sie ab 100.000 Euro Jahresumsatz kommen, frühestens ab dem 1. Januar 2028.
Wer ist von der geplanten Kassenpflicht befreit?+
Nach dem Entwurf Betriebe mit höchstens 100.000 Euro Umsatz und Betriebe mit weniger als 12.000 Euro Bar- und Kartenumsatz im Jahr. Weitere Ausnahmen sollen per Verordnung kommen.
Muss ich meine Kasse beim Finanzamt melden?+
Ja, jede elektronische Kasse muss über Mein ELSTER gemeldet werden. Neue und ausgemusterte Kassen innerhalb eines Monats.
Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?+
Ein Prüfer des Finanzamts kommt unangekündigt, kann Testkäufe machen, einen Kassensturz verlangen und Kassendaten anfordern.
Ist eine offene Ladenkasse noch erlaubt?+
Ja. Du brauchst aber jeden Tag einen ordentlichen Kassenbericht. Eine Excel-Tabelle reicht dafür nicht.
Was kostet eine elektronische Kasse?+
Das Bundesfinanzministerium rechnet mit etwa 400 Euro pro Kasse. Tablet-Kassen gibt es oft ab 20 bis 30 Euro im Monat.
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