Wissen für Unternehmer · Ralf erklärt, Folge 2
E-Rechnung ab 2027: Wer muss ab wann elektronisch Rechnungen ausstellen?
Das Wichtigste in Kürze
- E-Rechnungen empfangen müssen alle Betriebe seit 1. Januar 2025. Ein E-Mail-Postfach reicht.
- Ausstellen: Ab 1. Januar 2027 Pflicht bei mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026, ab 2028 für alle.
- Eine E-Rechnung ist eine XRechnung oder eine ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1. Ein PDF ist keine E-Rechnung.
- Ausnahmen: Kleinbeträge bis 250 €, Fahrkarten, Rechnungen an Privatkunden. Kleinunternehmer müssen nicht ausstellen.
- Rechnungen 8 Jahre aufbewahren, und zwar die XML-Datei im Original.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat. Eine Software kann sie direkt lesen und weiterverarbeiten. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1. Ein normales PDF ist keine E-Rechnung. Das gilt auch dann, wenn du es per E-Mail verschickst. Auch ein Scan, ein Foto oder eine Word-Datei zählen nicht.
Die ZUGFeRD-Falle
ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit einem Datenteil. Nicht jedes Profil reicht aber aus. Die einfachen Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung. Ältere Programme erzeugen oft genau diese Profile. Frag deshalb bei deinem Softwareanbieter nach. Wichtig ist außerdem: Rechtlich zählt der Datenteil. Weichen Bild und Daten voneinander ab, gelten die Daten.
Empfangen: Pflicht seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen von anderen Betrieben annehmen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer und für Betriebe mit steuerfreien Umsätzen. Ein E-Mail-Postfach reicht aus. Du musst die Datei aber lesen können und im Original aufbewahren. Einen Anspruch auf eine Papierrechnung hast du nicht mehr.
Ausstellen: die Fristen
Für Rechnungen bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder PDF verwenden. Ein PDF geht nur, wenn dein Kunde zustimmt. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr. Entscheidend ist also dein Umsatz aus 2026. Liegt er darunter, hast du noch ein Jahr Zeit. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle Betriebe E-Rechnungen ausstellen. Wer bisher per EDI abrechnet, darf das bis Ende 2027 so weitermachen.
Ausnahmen
Die Pflicht gilt nur zwischen zwei Betrieben im Inland. Rechnungen an Privatkunden bleiben wie bisher. Ausgenommen sind auch Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrkarten. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, sie aber empfangen können. Vorsicht im Bau: Bei Leistungen mit Umkehr der Steuerschuld nach § 13b gilt die Ausnahme für Kleinbeträge nicht.
Was bei Fehlern droht
Schickst du nach Ende der Übergangszeit ein PDF statt einer E-Rechnung, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß. Dein Kunde riskiert dann seinen Vorsteuerabzug. Viele Kunden schicken solche Rechnungen zurück. Du wartest dann länger auf dein Geld. Fehlen Rechnungen oder werden sie nicht aufbewahrt, ist ein Bußgeld bis 5.000 Euro möglich.
Aufbewahrung
Rechnungen bewahrst du 8 Jahre auf. Bei der E-Rechnung ist die XML-Datei das Original. Sie muss unverändert und maschinenlesbar gespeichert werden. Ein Ausdruck oder nur das PDF reicht nicht.
So stellst du in drei Schritten um
Prüfe zuerst deinen Gesamtumsatz 2026. Liegt er über 800.000 Euro, brauchst du ab Januar 2027 E-Rechnungen. Frag dann deinen Softwareanbieter, ob dein Programm XRechnung oder ZUGFeRD im richtigen Profil erzeugt. Schick eine Testrechnung an einen Kunden. Richte zum Schluss ein festes Postfach für eingehende Rechnungen ein. Sprich mit deinem Steuerbüro ab, wie die Dateien archiviert werden. Dieses Video ist eine allgemeine Information und keine Rechts- oder Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?+
Ab 1. Januar 2027, wenn dein Gesamtumsatz im Jahr 2026 über 800.000 Euro lag. Alle anderen Betriebe müssen ab 1. Januar 2028 E-Rechnungen ausstellen.
Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?+
Ja. Seit 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb in Deutschland E-Rechnungen von anderen Betrieben annehmen können. Ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?+
Nein. Ein PDF ist eine sonstige Rechnung. Als E-Rechnung gelten strukturierte Formate nach EN 16931, vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Welche ZUGFeRD-Profile reichen nicht?+
Die Profile MINIMUM und BASIC-WL gelten nicht als E-Rechnung. Nutze ein Profil, das der EN 16931 entspricht.
Welche Ausnahmen gibt es bei der E-Rechnungspflicht?+
Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrkarten. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen, aber empfangen können.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?+
8 Jahre. Aufbewahrt wird die XML-Datei im Original und maschinenlesbar. Ein Ausdruck reicht nicht.
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