Wissen für Unternehmer · Ralf erklärt, Folge 19
Aufbewahrungsfristen 2027: Welche Belege jetzt weg dürfen
Das Wichtigste in Kürze
- Buchungsbelege und Rechnungen: 8 Jahre. Bücher, Abschlüsse, Inventare: 10 Jahre. Geschäftsbriefe: 6 Jahre.
- Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist.
- Zum 01.01.2027 dürfen weg: Belege bis 2018, Briefe bis 2020, Bücher und Abschlüsse mit Erstellung bis 2016.
- Offene Steuerjahre (Prüfung, Einspruch, vorläufiger Bescheid) gehen vor. Dann bleiben die Unterlagen.
- E-Rechnungen als XML archivieren. Beim Vernichten Datenschutz beachten.
Im Video
Ralf Sieben · Expertennetzwerk
Marketingberatung · Wegberg · Gruppe Insider MG
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Zum Profil von ExpertennetzwerkDie Fristen im Überblick
Seit 2025 gilt für Buchungsbelege eine kürzere Aufbewahrungsfrist. Rechnungen, ob eingehend oder ausgehend, musst du 8 statt 10 Jahre aufbewahren. Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare bleiben bei 10 Jahren. Dazu gehören auch die Unterlagen, die erklären, wie deine Buchhaltung und deine Kasse arbeiten, etwa die Verfahrensdokumentation. Geschäftsbriefe wie Angebote, Auftragsbestätigungen und wichtige E-Mails bewahrst du 6 Jahre auf.
Wann die Frist beginnt
Die Frist startet immer am Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2018 zählt ab dem 31. Dezember 2018. Nach 8 Jahren endet die Frist am 31. Dezember 2026.
Was zum 1. Januar 2027 weg darf
Belege und Rechnungen von 2018 und früher dürfen weg. Geschäftsbriefe von 2020 und früher dürfen weg. Bücher und Abschlüsse dürfen weg, wenn sie 2016 oder früher erstellt wurden. Beim Jahresabschluss zählt das Jahr der Erstellung, nicht das Geschäftsjahr. Der Abschluss für 2016 wurde meist 2017 erstellt. Er bleibt also noch ein Jahr.
Lohn und Sozialversicherung
Das Lohnkonto bewahrst du bis zum Ende des sechsten Jahres nach der letzten Lohnzahlung auf. Die Unterlagen für die Sozialversicherung musst du bis nach der nächsten Prüfung durch die Rentenversicherung behalten. Erst ein Jahr danach dürfen sie weg.
Die größte Falle
Abgelaufen heißt nicht automatisch vernichten. Solange ein Steuerjahr noch offen ist, musst du die Unterlagen dafür behalten. Offen ist ein Jahr zum Beispiel bei einer laufenden Betriebsprüfung, bei einem Einspruch oder bei einem vorläufigen Bescheid. Auch wer seine Steuererklärung spät abgegeben hat, muss länger aufbewahren. Behalte außerdem Rechnungen für Maschinen und Fahrzeuge, die du noch nutzt oder abschreibst. Dazu kommt alles, was du für einen Streit oder eine Gewährleistung brauchen könntest.
Ein Beispiel
Tarek räumt seinen Keller auf. Die Ordner mit Rechnungen bis 2018 kommen auf den Stapel. Vorher fragt er sein Steuerbüro nach offenen Jahren. Für 2018 läuft noch ein Einspruch. Also bleiben diese Belege. Die Ordner von 2017 und früher dürfen in den Schredder.
Digitale Belege
E-Rechnungen bewahrst du in der Originaldatei auf, also als XML. Ein Ausdruck oder ein reines PDF reicht nicht. Vor einem Softwarewechsel sicherst du einen vollständigen Export. Fünf Jahre nach dem Wechsel reicht es, die alten Daten auf einem lesbaren Datenträger zu haben. Papierbelege darfst du einscannen und vernichten, wenn dein Ablauf dafür sauber beschrieben ist.
Sicher vernichten
Unterlagen mit Namen und Adressen gehören in einen Aktenvernichter, nicht in die Papiertonne. Lösche auch digitale Kopien und Sicherungen. Dieses Video ist eine allgemeine Information und keine Steuerberatung.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?+
Seit 2025 gilt für Rechnungen und andere Buchungsbelege eine Frist von 8 Jahren. Sie beginnt am Ende des Jahres, in dem die Rechnung entstanden ist.
Welche Belege darf ich ab dem 1. Januar 2027 vernichten?+
Belege und Rechnungen von 2018 und früher, Geschäftsbriefe von 2020 und früher sowie Bücher und Abschlüsse, die 2016 oder früher erstellt wurden. Offene Steuerjahre gehen vor.
Wie lange muss ich Jahresabschlüsse aufbewahren?+
10 Jahre. Die Frist beginnt am Ende des Jahres, in dem der Abschluss erstellt wurde, nicht am Ende des Geschäftsjahres.
Wann darf ich Unterlagen trotz abgelaufener Frist nicht vernichten?+
Wenn ein Steuerjahr noch offen ist, etwa bei einer Betriebsprüfung, einem Einspruch oder einem vorläufigen Bescheid. Auch Belege für noch genutzte Anlagen und für Streitfälle solltest du behalten.
Wie bewahre ich E-Rechnungen richtig auf?+
In der Originaldatei, also im XML-Format. Ein Ausdruck oder ein reines PDF reicht nicht.
Wie lange muss ich Lohnunterlagen aufbewahren?+
Das Lohnkonto bis zum Ende des sechsten Jahres nach der letzten Lohnzahlung. Unterlagen zur Sozialversicherung bis ein Jahr nach der nächsten Prüfung durch die Rentenversicherung.
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