Wissen für Unternehmer · Ralf erklärt, Folge 5
Arbeitszeiterfassung: Was heute schon Pflicht ist und was kommt
Das Wichtigste in Kürze
- Die Arbeitszeiterfassung ist seit dem BAG-Beschluss vom September 2022 Pflicht für jeden Betrieb, unabhängig von der Größe.
- Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Die Form ist heute noch frei: Papier, Tabelle, App oder Stempeluhr.
- Für Minijobber und Branchen wie Bau und Gastronomie gilt das Mindestlohngesetz: aufzeichnen spätestens nach 7 Tagen.
- Bußgelder: bis 30.000 € nach Arbeitszeitgesetz, bis 50.000 € nach Mindestlohngesetz.
- Ein Gesetzentwurf vom Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung mit Übergangsfristen vor. Beschlossen ist er noch nicht.
Zeiterfassung ist schon heute Pflicht
Viele Betriebe glauben, die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung komme erst mit einem neuen Gesetz. Das stimmt nicht. Der Europäische Gerichtshof hat 2019 entschieden, dass die Arbeitszeit gemessen werden muss. Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 klargestellt, dass diese Pflicht in Deutschland schon gilt. Grundlage ist das Arbeitsschutzgesetz. Die Pflicht trifft jeden Arbeitgeber. Die Größe des Betriebs spielt keine Rolle.
Was du erfassen musst
Aufgeschrieben werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Pausen solltest du mit erfassen, sonst stimmt die Dauer nicht. Die Form ist heute noch frei. Papier, eine Tabelle, eine App oder eine Stempeluhr sind erlaubt. Das System muss verlässlich und für alle zugänglich sein. Du kannst das Aufschreiben an deine Mitarbeiter übertragen. Die Verantwortung bleibt aber bei dir. Prüfe die Zeiten deshalb ab und zu.
Vertrauensarbeitszeit
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich. Deine Leute entscheiden dann selbst, wann sie arbeiten. Die Zeiten müssen trotzdem erfasst werden. Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten gelten weiter.
Sonderregeln, die schon länger gelten
Nach dem Arbeitszeitgesetz musst du jede Arbeitszeit über 8 Stunden am Tag aufschreiben. Für Minijobber und bestimmte Branchen gilt zusätzlich das Mindestlohngesetz. Dort müssen Beginn, Ende und Dauer spätestens nach 7 Tagen eingetragen sein. Dazu gehören zum Beispiel Bau, Gastronomie und Hotels, Gebäudereinigung, Transport und Logistik, Friseure und Kosmetik sowie das Sicherheitsgewerbe. Die Aufzeichnungen bewahrst du mindestens 2 Jahre auf. Danach solltest du sie aus Datenschutzgründen löschen.
Bußgelder
Wer gegen die Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz verstößt, riskiert bis zu 30.000 Euro. Nach dem Mindestlohngesetz sind es bis zu 50.000 Euro. Für die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gibt es noch kein direktes Bußgeld. Die Behörde kann die Erfassung aber anordnen. Hältst du dich dann nicht daran, drohen bis zu 30.000 Euro.
Was das neue Gesetz bringen soll
Im Juni 2026 hat das Arbeitsministerium einen Entwurf für ein neues Arbeitszeitgesetz vorgelegt. Beschlossen ist er noch nicht. Nach dem Entwurf soll die Zeit künftig elektronisch und am selben Tag erfasst werden. Es soll Übergangsfristen geben: 1 Jahr für große Betriebe, 2 Jahre unter 250 und 5 Jahre unter 50 Beschäftigten. Kleinbetriebe mit bis zu 10 Beschäftigten sollen dauerhaft auf Papier bleiben dürfen. Aufschreiben müssen aber auch sie. Mit Tarifvertrag soll eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit möglich werden. Ohne Tarifbindung bleibt es beim 8-Stunden-Tag.
Tipps für die Praxis
Warte nicht auf das neue Gesetz. Wer heute schon sauber erfasst, ist auf der sicheren Seite. Später musst du höchstens das Werkzeug wechseln. Ab etwa 10 Beschäftigten lohnt sich gleich eine App. Hast du einen Betriebsrat, sprich die Einführung mit ihm ab. Er bestimmt bei der Ausgestaltung mit. Dieses Video ist eine allgemeine Information und keine Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Ist die Arbeitszeiterfassung schon Pflicht?+
Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 muss jeder Arbeitgeber die Arbeitszeit seiner Beschäftigten erfassen, unabhängig von der Betriebsgröße.
Was muss bei der Zeiterfassung aufgeschrieben werden?+
Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Pausen sollten mit erfasst werden, damit die Dauer stimmt.
Muss die Arbeitszeit elektronisch erfasst werden?+
Heute nicht. Papier, Tabelle, App oder Stempeluhr sind erlaubt. Ein Gesetzentwurf vom Juni 2026 sieht die elektronische Erfassung mit Übergangsfristen vor, beschlossen ist er aber noch nicht.
Gilt die Zeiterfassung auch bei Vertrauensarbeitszeit?+
Ja. Vertrauensarbeitszeit bleibt erlaubt, die Arbeitszeiten müssen trotzdem erfasst werden.
Welche Bußgelder drohen bei fehlender Zeiterfassung?+
Nach dem Arbeitszeitgesetz bis zu 30.000 Euro, nach dem Mindestlohngesetz bis zu 50.000 Euro. Für die allgemeine Pflicht droht ein Bußgeld erst nach einer Anordnung der Behörde.
Wie lange müssen Arbeitszeitaufzeichnungen aufbewahrt werden?+
Mindestens 2 Jahre. Danach sollten sie aus Datenschutzgründen gelöscht werden.
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