Tobias Paulus

Unternehmensberatung in Willich

ProzessDoc – Topacon UG

Weitere Betriebe: Beratung, Coaching & Weiterbildung →

Als Kontakt speichern

Verfahrensdokumentation nach GoBD und Lexware Office: Ich bringe Belegprozesse in Ordnung, damit Papier nach dem Scannen weg darf

Ich bin Tobias Paulus, Gründer von ProzessDoc und Geschäftsführer der Topacon UG in Willich bei Düsseldorf. Ich erstelle Verfahrensdokumentationen nach GoBD, führe Lexware Office ein und bringe die Belegprozesse kleiner und mittlerer Betriebe in Ordnung.

Zu diesem Thema bin ich nicht über die Theorie gekommen. Über zehn Jahre habe ich im Fintech- und Bankenumfeld regulierte Prozesse aufgebaut und dokumentiert, also dort, wo ein undokumentierter Ablauf zum Prüfungsbefund wird. Danach habe ich in einer der größten deutschen Steuerberatungsgesellschaften die andere Seite des Tisches kennengelernt: was passiert, wenn Belege unsortiert, unvollständig oder erst im November für das Vorjahr ankommen.

Dabei ist mir aufgefallen, dass kleine Betriebe dieselben Anforderungen erfüllen müssen wie große, nur ohne eine Abteilung, die sich darum kümmert. Der Handwerksbetrieb mit fünf Leuten braucht dieselbe Verfahrensdokumentation wie der Konzern, hat aber niemanden, der sie schreibt. Genau dort setze ich an.

Ich bin selbst Unternehmer und kein Konzernberater. Ich habe ein Unternehmen mitgegründet und verkauft und weiß, wie es ist, wenn die Verwaltung neben dem eigentlichen Geschäft mitläuft. Deshalb baue ich Abläufe, die Ihre Leute im Alltag durchhalten, ohne zusätzliches Personal.

Was Sie von mir erwarten können: Ich komme vor Ort, rede mit den Menschen, die die Belege tatsächlich bearbeiten, und sage es Ihnen auch dann, wenn Ihr vorhandenes System längst ausreicht.

Leistungsspektrum

Unternehmensberatung

Leistungen

Verfahrensdokumentation nach GoBD, aufgebaut nach den Mustern von BStBK/DStV, AWV und DFKA
Lexware Office Einführung und Coaching: Einrichtung, Belegerfassung, Zugang für die Steuerkanzlei und Schulung, als zertifizierter Lexware Office Coach
E-Rechnung: Der Empfang ist seit 2025 Pflicht, der Versand folgt 2027 und 2028. Ich stelle Software und Abläufe rechtzeitig um
Ersetzendes Scannen: Scanprozess, Freigaben und Vernichtungsregeln festlegen, damit Papierbelege weg dürfen
GoBD-Check: kostenlos online auf prozessdoc.de mit sofortigem Ergebnis, auf Wunsch vertieft vor Ort mit schriftlichem Befund
Ist-Aufnahme des Belegprozesses vor Ort zum Festpreis, mit Prozessdiagramm und Schwachstellenbericht
Prozessoptimierung: Belegeingang, fachliche Freigabe, Zahlungslauf und Archivierung neu ordnen
Digitale Belegablage im DATEV- und Lexware-Office-Umfeld und mit Ihrer Branchensoftware
Schriftliche Arbeitsanweisungen, damit die Buchhaltung nicht an einer Person hängt
Auswertungen aus Ihren Buchhaltungszahlen, auf Wunsch KI-gestützt
Fördermittel: Topacon ist BAFA-anerkannter Beratungsbetrieb, in NRW sind bis zu 50 Prozent der Beratungskosten förderfähig

Zielkunden

Die GoBD gelten unabhängig von Größe und Branche. Deshalb ist mein Angebot für jeden Betrieb gedacht, der Belege aufbewahren muss, vom Einzelunternehmen bis zum Betrieb mit mehreren Standorten, im Handwerk genauso wie im Handel oder in der Dienstleistung.

Besonders lohnt es sich, wenn Papier im Haus liegt, das niemand zu vernichten wagt, wenn Rechnungen ausgedruckt und wieder eingescannt werden, wenn der Belegweg nur im Kopf einer Person existiert oder wenn der Umstieg auf Lexware Office ansteht.

Typische Empfehlungen

Empfehlen Sie mich, wenn Sie in einem Betrieb einen dieser Sätze hören: „Wegwerfen trauen wir uns nicht, das Original brauchen wir vielleicht noch.“ „Der Keller ist voll, die Ordner stehen im Flur.“ „Die Rechnung kommt per Mail, wir drucken sie aus und scannen sie wieder ein.“ „Der Steuerberater fragt jeden Monat dieselben Belege nach.“ „Wenn unsere Buchhalterin ausfällt, weiß niemand, wie das läuft.“ „Wir sollen auf Lexware Office umsteigen, aber keiner richtet es ein.“

Ebenso passend: wenn eine Betriebsprüfung angekündigt ist, denn dann fehlt fast immer die Verfahrensdokumentation. Wenn eine neue Software oder die E-Rechnung kommt, weil die Abläufe drumherum selten mitwandern. Und bei Nachfolge oder Verkauf, weil dokumentierte Abläufe dort verlangt werden.