Tobias Paulus

Unternehmensberatung in Willich

Topacon UG

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Verfahrensdokumentation nach GoBD: Ich dokumentiere und optimiere den Belegprozess, damit Papier rechtssicher weg darf

Ich bin Tobias Paulus, Gründer von Topacon und prozessdoc.de in Willich am Niederrhein. Ich erstelle Verfahrensdokumentationen nach GoBD und bringe die Belegprozesse kleiner und mittlerer Betriebe in Ordnung.

Zu diesem Thema bin ich nicht über die Theorie gekommen. Über zehn Jahre habe ich im Fintech- und Bankenumfeld gearbeitet und dort regulierte Prozesse aufgebaut und dokumentiert, also in einem Umfeld, in dem ein undokumentierter Ablauf zum Prüfungsbefund wird. Danach habe ich in einer der größten deutschen Steuerberatungsgesellschaften die andere Seite des Tisches kennengelernt: was passiert, wenn Belege unsortiert, unvollständig oder erst im November für das Vorjahr ankommen.

Dabei ist mir aufgefallen, dass kleine Betriebe dieselben Anforderungen erfüllen müssen wie große, nur ohne eine Abteilung, die sich darum kümmert. Der Handwerksbetrieb mit fünf Leuten braucht dieselbe Verfahrensdokumentation wie der Konzern, hat aber niemanden, der sie schreibt. Genau dort setze ich an.

Ich bin selbst Unternehmer und kein Konzernberater. Ich habe ein Unternehmen mitgegründet und verkauft und weiß, wie es ist, wenn die Verwaltung neben dem eigentlichen Geschäft mitläuft. Deshalb baue ich keine Abläufe, für die Sie zusätzliches Personal bräuchten, sondern solche, die Ihre Leute im Alltag durchhalten.

Was Sie von mir erwarten können: Ich komme vor Ort, rede mit den Menschen, die die Belege tatsächlich bearbeiten, und sage es Ihnen auch dann, wenn Ihr vorhandenes System längst ausreicht. Software verkaufe ich nicht und Provision nehme ich von keinem Anbieter.

Leistungsspektrum

Unternehmensberatung

Leistungen

Verfahrensdokumentation nach GoBD: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation, auf Basis der Mustervorlagen von BStBK/DStV, AWW und DFKA
Ersetzendes Scannen: Scanprozess, Freigaben und Vernichtungsregeln so festlegen, dass Papierbelege nach dem Scannen vernichtet werden dürfen
GoBD-Check: Prüfung Ihrer Abläufe auf Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung, mit schriftlichem Befund
Ist-Aufnahme des Belegprozesses vor Ort, als eigenständiges Angebot zum Festpreis, Ergebnis sind ein Prozessdiagramm und ein Schwachstellenbericht
Prozessoptimierung: Belegeingang, fachliche Freigabe, Zahlungslauf und Archivierung neu ordnen
Digitale Belegablage einrichten und aufräumen, im DATEV- und Lexware-Office-Umfeld und mit Ihrer Branchensoftware
Schriftliche Arbeitsanweisungen, damit die Buchhaltung nicht an einer einzelnen Person hängt
Auswertungen und Entscheidungsvorlagen aus Ihren Buchhaltungszahlen, auf Wunsch KI-gestützt
Fördermittel: Topacon ist bei der BAFA gelistet, in NRW sind bis zu 50 Prozent der Beratungskosten förderfähig

Zielkunden

Die GoBD gelten unabhängig von Größe und Branche. Deshalb ist mein Angebot für jeden Betrieb gedacht, der Belege aufbewahren muss, vom Einzelunternehmen bis zum Betrieb mit mehreren Standorten, im Handwerk genauso wie im Handel oder in der Dienstleistung.

Besonders lohnt es sich, wenn Papier im Haus liegt, das niemand zu vernichten wagt, wenn Rechnungen doppelt bearbeitet werden, weil sie ausgedruckt und wieder eingescannt werden, oder wenn der Belegweg nur im Kopf einer einzigen Person existiert.

Typische Empfehlungen

Empfehlen Sie mich, wenn Sie in einem Betrieb einen dieser Sätze hören. „Wegwerfen trauen wir uns nicht, das Original brauchen wir vielleicht noch." „Der Keller ist voll, die Ordner stehen inzwischen im Flur." „Die Rechnung kommt per Mail, wir drucken sie aus und scannen sie danach wieder ein." „Der Steuerberater fragt jeden Monat dieselben Belege nach." „Wenn unsere Buchhalterin ausfällt, weiß hier niemand, wie das läuft."

Ebenso passend ist es, wenn eine Betriebsprüfung angekündigt wird, denn dann fehlt fast immer die Verfahrensdokumentation. Wenn eine neue Software eingeführt wird, weil die Abläufe drumherum selten mitwandern. Und bei Nachfolge oder Verkauf, weil dokumentierte Abläufe dort verlangt werden.